Partecipare a una fiera all’estero

Partecipare a una fiera all’estero: consigli utili

Partecipare a una fiera all’estero può essere un vantaggio per tutte le piccole medie imprese che stanno intraprendendo la via dell’internazionalizzazione, perché è il momento in cui, dopo tante ricerche, puoi verificare veramente la potenzialità del nuovo mercato ed è l’occasione per far conoscere il proprio brand a nuovi potenziali clienti.

Come farlo al meglio? Questo articolo vuole essere una sorta di vademecum di tutti quegli aspetti che devi sempre tenere presente se state pensando di partecipare ad una fiera all’estero.

_________________________________________________________________

Come già abbiamo spiegato nel primo post di questo blog, l’internazionalizzazione è una grande sfida per le aziende che vogliono crescere e vogliono aprirsi a nuovi mercati e gli aspetti da considerare sono tanti:

• Analizzare la struttura aziendale;
• Fare ricerche di mercato;
• Analizzare a concorrenza ed identificare i clienti target;
• Valutare gli aspetti burocratici.

Una volta verificati tutti questi step sei pronto/a per il prossimo passo: il contatto diretto con il nuovo mercato e i suoi acquirenti attraverso la partecipazione ad una fiera all’estero.

Come farla al meglio? La partecipazione a fiere di settore è una delle vie più efficaci per avere contatti da  lead qualificati, poiché nello stesso momento si integrano gli aspetti commerciali, la comunicazione e il marketing: è un momento non solo di vendita, ma anche di creazione, veicolazione processi e scambio di prodotti e valori della tua azienda. Ecco perchè bel tuo business plan di cui parlavano nel primo articolo deve essere presente la voce ‘partecipazione ad una o più fiere durante l’anno’.

Questo articolo ha lo scopo di fornirti tutte le informazioni e gli accorgimenti di cui hai bisogno per trovare nuovi contatti e aumentare l’efficacia delle tue strategie export.

Partecipare ad una fiera all’estero: la scelta della manifestazione

Solitamente è consigliato pianificare queste partecipazioni con sei mesi di anticipo in modo tale da scegliere con cura a quale manifestazione partecipare e avere tutto il tempo necessario per l’organizzarsi.

Ma come si sceglie la manifestazione giusta? Gli aspetti che sicuramente devi tenere presente sono il mercato e il target di riferimento della tua attività; dopodiché dovrai studiare con attenzione l’offerta di eventi congruenti proprio al tuo settore di riferimento, considerando anche la loro collocazione temporale. E’ importante non sottovalutare quest’ultimo punto perché partecipare ad una fiera non è solo una questione di visibilità e di scelta tra una manifestazione più nota e frequentata piuttosto che ad una di nicchia, ma si tratta di scegliere strategicamente anche in quale momento dell’anno parteciparvi in modo che siano in linea con i traguardi che vuoi raggiungere.

Partecipare a una fiera all’estero: la fase preparatoria

Una volta deciso a quali fiere partecipare è bene mettersi subito in moto per conoscere tutti gli aspetti tecnici organizzativi della manifestazione. Quello che devi fare essenzialmente è ottenere e dare tutte le informazioni necessarie. Nello specifico devi:

• trovare quante più informazioni possibili dall’ente che organizza la fiera di interesse: dati relativi alle edizioni precedenti, informazioni sugli altri espositori, modalità di iscrizione, modulistica, modalità e tempi delle iscrizioni; cerca di capire quali concorrenti vi partecipano, sia italiani che esteri: la loro presenza in una fiera affermata è un sintomo che la fiera stessa è utile nel tuo mercato.
• capire quali sono i vincoli imposti dall’ente: ad esempio vincoli strutturali dello stand e a quelli regolamentazioni come il divieto di vendita di prodotti
• comunicare tutti i dati relativi alla tua azienda, i tipi di prodotti che si vogliono promuovere in fiera e se necessario inviare materiale illustrativo ed informativo
• iniziare a pensare al tipo di materiale che serve per lo stand, calcolare il numero di persone necessarie per accogliere i visitatori e fare una stima dei costi di tutte queste attività.

In questa prima fase oltre a cercare di pianificare tutti i dettagli il consiglio è di non essere approssimativi non solo nel reperire informazioni, ma anche nel definire i costi. Le voci che assolutamente non sono da trascurare sono:

• Costo spazio espositivo
• Costoservizi obbligatori,
• Costi di assicurazione
• Costi di allestimento e grafica, hostess, pernottamenti e trasferte, trasporti materiale, catering
• Gadget, materiale informativo e brochure.

E’ meglio prevedere subito con adeguata precisione questi punti per capire, per prima cosa, se per l’azienda è sostenibile partecipare allafiera ed evitare uno spreco inutile di risorse e tempo sin dall’inizio e, in secondo luogo per non trovarsi a metà dell’organizzazione a dover rivedere il business plan.

Partecipare a una fiera all’estero: il pre fiera

Superata la fase di raccolta delle informazioni e di pianificazione, puoi iniziare ad entrare nel vivo dell’organizzazione vera e propria. I mesi precedenti alla fiera, infatti, sono quelli in cui le attività si intensificano e tutte le informazioni che sono state raccolte nelle settimane precedenti devono essere messe a frutto e tradotte in azioni.

Di seguito un elenco di tutte le attività che devi svolgere:

• Selezionare le persone che comporranno il team: sia chi verrà inviato in trasferta sia chi coordinerà alcune attività dalla sede principale
• Definire un calendario con le attività in programma sino alla data della fiera: è importanti stabilire per ognuna gli obiettivi da raggiungere e le scadenze
• Prenotare lo stand e tutti i servizi di cui volete usufruire durante la fiera: locandine, servizio audio e video etc..
• Comunicare al tuo ufficio grafico le disposizioni per l’allestimento e la grafica dello stand e dei gadget
• Organizzare i trasporti e pernottamenti
• Inviare comunicati, newsletter, inviti per segnalare ai vostri clienti che sarete presenti alla manifestazione
• Definire un menabò del programma di follow-up: rassegne, modalità di raccolta ed elaborazione dati dei nuovi potenziali leads per evitare di sprecare il prezioso materiale raccolto durante la fiera

Se nella fase di preparazione hai indicato con precisione tutte le tempistiche per ciascuna di queste attività non dovresti avere particolari problemi. Attenzione, però: i problemi nell’organizzazione delle fiere, soprattutto all’estero, sono sempre all’ordine del giorno: l’importante è tenere sempre sottomano la scaletta per non dimenticarsi di nulla e lavorare per obiettivi in modo organizzato.

Partecipare a una fiera all’estero: ultime attività prima della fiera

A questo punto quasi tutte le voci del tuo programma dovrebbero essere state spuntate. Ciò di cui dovrai occuparti riguarda gli aspetti prettamente logistici. Nello specifico:

• organizzare un briefing di formazione del personale
• dividere i compiti tra lo staff: chi si occuperà di comunicazione, chi di distribuire la brochure, chi di registrare i contatti, chi di presentare offerte, promozioni, schede di prodotto?
• prevedere le modalità di coordinamento delle attività con chi resterà in sede su come gestire comunicazioni e lo scambio di materiali durate la fiera
• inviare una o due persone del team in loco almeno un giorno prima prima dell’inizio della fiera per controllare l’ allestimento dello stand e che tutto il materiale sia stato spedito e ricevuto 

La fase di partecipazione

A questo punto, starai pensando che è fatta: finalmente sei in fiera. Sbagliato: l’organizzazione perfetta è ‘solo’ la condizione imprescindibile perché la partecipazione ad una fiera sia efficiente e ottimizzata ai massimi livelli. Ora tutto dipende da come il tuo team saprà gestire i visitatori e presentare l’azienda.

Alcuni indicazioni utili, possono aiutare: ricorda sempre che una fiera è un’attività non solo commerciale, ma di comunicazione e marketing. E allora comunica, interagisci e coinvolgi i visitatori, magari tramite l’utilizzo delle nuove tecnologie (tablet, video, QR code). E, oltre ad essere sempre vigile, attento e motivato, non trascurare mai (nemmeno durante la partecipazione) gli aspetti organizzativi – come la raccolta e l’analisi quotidiana dei dati -, perché alleggeriranno di molto le attività di follow-up.

Fase di follow up

Tornato/a a casa il lavoro non è ancora finito! Di seguito tutti i punti da affrontare nella fase finale e che andranno analizzati durante un iniziale briefing di valutazione:

• verificare che tutto il materiale avanzato sia stato rispedito e ricevuto in azienda (potrà essere riutilizzato per fiere successive)
• assegnare compiti e tempistiche per analisi ed elaborazione dei dati raccolti analizzare le informazioni sui contatti
• verificare il raggiungimento degli obiettivi in termini di contatti utili
• pianificazione ed implementazione delle strategie volte all’export: come ricontattare i visitatori interessati? Con che tempistiche? Con quale canale?
• definizione di nuovi obiettivi per la conversione di contatti potenziali in clienti
• valutazione finale e considerazione sugli aspetti positivi e sulle possibili migliorie per le partecipazioni future

Considerazioni finali

Presenziare a importanti fiere, non è sufficiente se la partecipazione non viene sfruttata in modo adeguato.

Le chiavi per il successo in questo caso sono: competenza ed organizzazione, perché gli aspetti che bisogna considerare sono tantissimi, vanno esaminati per tempo, pianificati con scadenze ben precise e coinvolgono tutta la struttura di un’impresa.

Ecco perché affidarsi ad esperti che sappiano aiutarti a partecipare in modo efficacie ad una fiera è fondamentale. E, con questa piccola guida, abbiamo voluto condividere con te il nostro know how frutto di una pluriennale esperienza in questo campo: una sorta di chek list dei punti fondamentali che non devi mai dimenticare.

Per saperne di più visita la nostra sezione Fiere o contattaci all’indirizzo info@esportareinsvizzera.com